Das Bild zeigt einen großen, fetten "tip"-Text im Vordergrund vor einem lebhaften, futuristischen Hintergrund aus leuchtenden geometrischen Formen und E-Mail-Symbolen.

    Wie GenAI Ihr E-Mail
    Management revolutioniert

    Stand: 23.06.2025 16:50 Uhr

    Im Bereich der E-Mail-Bearbeitung suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, die Zufriedenheit ihrer Kunden zu erhöhen und gleichzeitig ihre Mitarbeiter zu entlasten. Eine der vielversprechendsten Entwicklungen der vergangenen Jahre ist die Integration von E-Mail Management Software mit generativer KI (GenAI).

    Daten, Daten, Daten

    Kundenservicemitarbeiter hantieren jeden Tag mit Datensätzen. Es geht um Änderungen an Adressen, Kontoverbindungen, Rechnungen und vieles mehr. Ihre Mitarbeiter müssen die Daten in frei formulierten Kundenmails erkennen, auf Vollständigkeit und offensichtliche Fehler überprüfen, und manuell für anzustoßende Prozesse aufbereiten.
    Hier setzt die KI an: Sie analysiert eingehende E-Mails und bereitet enthaltene Informationen für den Sachbearbeiter auf. Alle identifizierten Elemente eines Datensatzes stehen anschließend als Variablen zur Verfügung, zur Nutzung in der Korrespondenz mit dem Kunden wie auch zur Weiterverarbeitung in Drittsystemen (CRM, ERP, Warenwirtschaft).

    So hilft KI im Datenmanagement von E-Mails:

    • Übersicht für Agenten: Wichtige Informationen werden direkt sichtbar – klar strukturiert in Formularfeldern.

    • Reduktion der manuellen Arbeit: Agenten müssen nicht länger Daten aus dem E-Mail-Text herauskopieren oder in anderen Systemen suchen.

    • Automatische Prozesse starten: Identifizierte Datensätze werden über Schnittstellen in nachgelagerte Systeme übernommen, und auch für automatische Rückfragen oder Bestätigungen an den Kunden verwendet.

    Übersetzen, aber bitte smart!

    Ob Italienisch, Schwedisch oder Spanisch – moderne KI-Systeme können heute deutlich mehr als nur übersetzen. Sie verstehen den Kontext, bewahren den Tonfall und passen sich sogar branchenspezifischen Formulierungen an. Im Kundenservice bedeutet das konkret:

    • Eine fremdsprachige Kundenanfrage kommt ins Postfach. KI übersetzt sie automatisch in die Muttersprache des Serviceagenten, so dass die Mitarbeiter sie wie gewohnt in ihrer Muttersprache (z. B. Deutsch) bearbeiten. Ehe die Antwort zurück an den Kunden geht, wird sie in die entsprechende Ausgangssprache der Anfrage zurückübersetzt.

    So entsteht ein nahtloser Dialog – in Echtzeit und mit beeindruckender Qualität. Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeiter mühsam in Wörterbüchern blättern oder amerikanische Übersetzungstools mit oft ungenügender Kenntnis europäischer Sprachen nutzen mussten. Sinnfreie Wort-für-Wort-Übersetzungen und die daraus resultierenden Fauxpas bleiben aus. Die Vorteile KI-gestützter Lösungen in der E-Mail- Bearbeitung liegen damit klar auf der Hand:

    • Effizienzsteigerung: Mehr Arbeit in kürzerer Zeit durch Automatisierung

    • Kostensenkung: Geringerer zeitlicher Aufwand für das Personal

    • Verbesserte Kundenerlebnisse: Schneller, genauer und persönlicher Support

      Autor:

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      Hamdi Bozkurt

      Solution Architect AI

      VIER

      Praxistipp: GenAI-Magie eröffnet neue Horizonte

      Die Kombination von VIER engage, VIER AI Gateway und dem EMS von Inexso bildet eine professionelle, KI gestürzte Omnichannel Contact Center-Plattform, die nicht nur die E-Mail-Bearbeitung unterstützt, sondern zu erheblicher Effizienzsteigerung und einer neuen operativen Intelligenz führt. Unternehmen gewinnen die Fähigkeit, in Echtzeit zu verstehen, was ihre Kunden bewegt. Sie sind in der Lage, Anfragen proaktiv zu lösen und dabei Empathie und Präzision zu vereinen. Routineaufgaben werden automatisiert, aber nicht anonym, sondern kontextbewusst, personalisiert und sicher bearbeitet. Mitarbeiter werden von monotonen Vorgängen entlastet und können sich auf echte, zwischenmenschliche Dialoge konzentrieren.

      So schafft KI mehr Raum für Qualität, Geschwindigkeit und Menschlichkeit zugleich. Und aus einem klassischen Servicecenter wird ein agiles Kompetenzzentrum: lernend, skalierbar und immer bereit, Kundenbedürfnisse nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen.
      Und das Beste daran ist: Die Kombination von EMS und GenAI über VIER AI Gateway skaliert mit den Anforderungen des Unternehmens. Egal, ob ein Unternehmen 1.000 oder 100.000 E-Mails pro Woche verarbeitet – die Technologie wächst mit und sorgt für gleichbleibend hohe Qualität.

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